Az IPA Magyar Szekciójánál (továbbiakban: Magyar Szekció) folyó gazdálkodási munka a szövetség céljainak eléréséhez szükséges tevékenységek szerves részét képezi, a költségvetésen keresztül biztosítja az alapszabályban meghatározott célok végrehajtásához szükséges pénzügyi és tárgyi eszközöket.

A törvényes működés érdekében szükséges, hogy a Magyar Szekció vezetői ismerjék és az előírások szerint alkalmazzák a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, tevékenységük során megfelelő mértékben érvényesítsék a felelősségi elveket.

A Gazdálkodási Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) eszközt és útmutatást ad a gazdasági munka végzéséhez, segíti a gazdálkodási tevékenységet folytatók felkészülését és megkönnyíti a gazdálkodásra vonatkozó szabályok, előírások megismerését és alkalmazását.

Egységes szabályozást alkalmaz a gazdálkodási feladatok végrehajtásának rendjére, előírásainak betartása kötelező

1. a gazdálkodási szabályozás

1.1. Az INTERNATIONAL POLICE ASSOCIATION MAGYAR SZEKCIÓ (a továbbiakban: Magyar Szekció) az egyesülési jogról szóló 1989. évi II. törvény alapján létrehozott és az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény (továbbiakban: Etv) hatályba lépését követően, ennek figyelembe vételével tevékenykedő, önkormányzattal rendelkező, jogi személyiségű civil szervezet, mely az Etv. 4. § (1) és (3) bekezdése alapján szövetségi formában működik.

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 31. § (1) bekezdés b) pontjában, valamint a 2011. évi CLXXV. törvény 73. § (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján a Kormány 350/2011. (XII. 30.) számú rendeletében részletesen szabályozza a társadalmi szervezetek gazdálkodó tevékenységét.

1.2. A Magyar Szekció az alábbi jogokkal és kötelezettségekkel rendelkezik:

• a Küldöttgyűlés által elfogadott költségvetés alapján önálló gazdálkodást folytat,
• évente egyszer a Magyar Szekció Elnöksége (továbbiakban: Elnökség) beszámol a Küldöttgyűlésnek a pénz és eszközgazdálkodásról,
• saját nevében szerződést köthet, kötelezettséget vállalhat,
• vagyontárgyakat szerezhet be,
• más gazdálkodó szervtől – térítés nélkül – tárgyi eszközt vehet át,
• saját, vagy átvett pénzeszközeiből támogatást nyújthat,
• az átmenetileg szabad – házipénztáron kívüli – pénzeszközeit betétben, értékpapírban helyezheti el, azokat bevétel elérése céljából forgathatja, egyéb vállalkozási tevékenységet nem végez,
• a bevételeket és kiadásokat a mindenkor érvényes szabályozásnak megfelelően nyilvántartja,
• a számviteli törvény, illetve az éves beszámoló készítésének és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságait szabályozó kormányrendelet szerint egyszerűsített beszámolót (egyszerűsített mérleg és eredménylevezetés) készít,
• önadózás formájában végrehajtja – az adózás rendjéről szóló törvényszerint – az adóhatósággal szembeni kötelezettségek bevallását, pénzügyi rendezését,
• a számviteli törvény és a Szabályzat előírásai szerint nyilvántartásokat vezet a pénzfelhasználásokról és az eszközökről.

1.3. A gazdálkodással kapcsolatos feladatokat Magyar Szekció alapszabályában meghatározott személyek látják el. Feladataikat, kötelezettségeiket a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályi előírások maradéktalan betartásával kötelesek végezni.

1.4. A Magyar Szekció érdekében végzett kiemelkedő munkáért az Elnökség elismerést adományozhat.

• IPA Kiváló Munkáért Emlékérem

A Küldöttgyűlésen évente 10 darab emlékérem átadására kerül sor, az Elnökség döntése alapján. Az érmek beszerzéséről a Főtitkár-helyettes, a Magyar Szekció költségvetése terhére gondoskodik.

A tagszervezetek éves értékelésükben nevesíthetnek egy olyan – legalább 5 éves folyamatos tagsággal rendelkező – IPA tagot, aki a megelőző években sokat tett a tagszervezet sikeres működéséért. Ezen javaslat alapján – melyet a tagszervezetek minden év január 15-ig küldenek el a Főtitkár-helyettes címére – az elnökség dönt az Emlékérmek adományozásáról.

• IPA Aranydiploma

A Küldöttgyűlésen a tagszervezetek javaslatai alapján, a szervezetek külső támogatói (jogi- és magánszemélyek) kapják. Az aranydiploma beszerzéséről a Főtitkár-helyettes gondoskodik, a javaslatot tevő tagszervezet költségvetése terhére.

2. A gazdálkodás irányítása, ellenőrzése, a személyes gazdálkodási felelősség

Gazdálkodás irányítása

2.1 Az egy gazdálkodási évre vonatkozó költségvetési és vagyongazdálkodási kérdésekben (éves költségvetési terv) az IPA Magyar Szekció tekintetében az küldöttgyűlés – mint testület – dönt. A gazdálkodás éves kereteinek összeállítása és a javaslattétel az Elnökség feladata.

2.2. Az éves küldöttgyűlések közötti időszakokban az elnökség irányítja – a kincstárnok személyén át – az éves munkatervben meghatározott feladatokhoz kapcsolódó gazdálkodási tevékenységet. Munkája során a hatályos jogszabályokkal, a jogalkotásról szóló törvényben meghatározott közjogi szervezetszabályozó eszközökkel, valamint a Szabályzatban foglaltakkal ellentétes gazdálkodási tevékenységet nem folytathat.

Ellenőrzés

2.3 A szervezet gazdálkodási tevékenységének ellenőrzését, különös tekintettel a bizonylati rend és fegyelem betartására – az IPA Magyar Szekciójának Alapszabályában meghatározott gyakorisággal és formában – a Számvizsgáló Bizottság végzi.

Személyes gazdálkodási felelősség

2.4 Az Etv. szerint a társadalmi szervezet a Magyar Szekció tartozásaiért saját vagyonával felel. A civil szervezet alapítója, tagja a Magyar Szekció tagszervezetei– a vagyoni hozzájárulásának megfizetésén túl – a szervezet tartozásaiért saját vagyonukkal nem felelnek.

2.5 A Magyar Szekció Elnöke felel:

• a gazdálkodási tevékenység és a kincstárnok munkájának felügyeletéért,
• a jogszabályokban, a jogalkotásról szóló törvényben meghatározott közjogi szervezetszabályozó eszközökben és a Szabályzatban előírtak betartatásáért,
• a költségvetés szerinti gazdálkodásért,
• a szekció tulajdonában, vagy használatában lévő kis- és nagy értékű tárgyi eszközök rendeltetésszerű használatáért.

2.6. A kincstárnok felel:

• a szervezet költségvetési gazdálkodásáért,
• a költségvetési terv és beszámoló elkészítéséért, az ezzel kapcsolatos adatszolgáltatásokért,
• a bizonylati fegyelem betartásáért, illetve betartatásáért,
• a jogszabályokban, a jogalkotásról szóló törvényben meghatározott közjogi szervezetszabályozó eszközökben és a Szabályzatban előírtak betartásáért.

3. A költségvetési gazdálkodás fogalma, szerkezete

3.1. A Magyar Szekció gazdálkodásának alapja a költségvetés, amely egy meghatározott időszak – egy év – bevételeinek és kiadásainak megfelelő formában és részletezettségben történő szembeállítása.

3.2. A szervezetnek a tervszerű, önálló gazdálkodás megvalósítása érdekében költségvetést kell készítenie. A költségvetést – a bevételek reális felmérése után – az elnökség közreműködésével a kincstárnok készíti el. Az összeállítás során biztosítani kell az Alapszabályban megfogalmazott célok és a munkatervben rögzített feladatok egymásra épülését.

3.3. A költségvetés két fő része:        – bevételek,

            – költségek (kiadások)

3.4. A Magyar Szekció költségvetés-tervezési, felhasználási és beszámolási jogcímei a következők:

   A. BEVÉTELEK

1. Előző évi maradvány

2. Saját bevételek (pl. tagdíj, kamat, egyéb)

3. Támogatások (pl. rendőrségtől, jogi személytől, magánszemélytől, pályázati bevételek, egyéb)

4. Egyéb bevételek (pl. nevezési díjak, részvételi díjak, útiköltség, szállásdíj, „átfutó” költségek befizetése, stb.)

   B. KIADÁSOK

1. Szervezeti kiadások (tagdíj, tagsági igazolvány, Gimborn hozzájárulási díj, egyéb)

2. Dologi kiadások

2.1. Irodaszer, nyomtatvány

2.2. Könyv, folyóirat, egyéb információhordozó

2.3. Postai szolgáltatás

2.4. Rendezvények kiadásai

2.4.1. Külföldi rendezvény

2.4.1.1. Külföldi sportrendezvény

2.4.1.2. Szervezeti élettel összefüggő (kongresszus, konferencia)

2.4.1.2 Egyéb

2.4.2. Belföldi rendezvény

2.4.2.1. Kulturális rendezvény

2.4.2.2. Sportrendezvény

2.4.2.3. Egyéb

2.4.3 Útiköltség

2.5 Reprezentációs költségek

2.5.1. Fogadás, vendéglátás

2.5.2. Elnökségi, kibővített elnökségi ülések, küldöttgyűlés költsége

2.5.3. Ajándék

2.5.4. Egyéb

2.6. Bérleti és lízing díjak

2.7. Kis értékű tárgyi eszköz beszerzése

2.8. Karbantartás, kisjavítás

3. Pénzeszközátadás, egyéb támogatás

3.1. Területi (helyi) szervek támogatása

4. Felhalmozási, felújítási kiadások

4.1. Nagy értékű tárgyi eszközök vásárlása, létesítése

4.2. Felhalmozási, felújítási kiadások

5. Egyéb kiadások

3.5. A Magyar Szekció az előzőekben felsorolt jogcímek szerinti elkülönítésben készíti el éves költségvetését, valamint – a gazdálkodás során vezetett azonos bontású analitikus nyilvántartás alapján – beszámolójelentését.

3.6. A szervezet sajátosságainak és céljainak megfelelően részletesebb költségvetést is készíthet, alapkövetelmény ugyanakkor, hogy a tervezett költségek összesen (kiadások) nem haladhatják meg az összbevételt.

3.7. A költségvetési gazdálkodás során biztosítani kell a pénzeszközök célszerű, takarékos felhasználását.

3.8. A gazdálkodás folyamán, az egyes tételeken esetlegesen keletkezett maradványokat – az elnökség döntése alapján – más költségvetési tételen lehet felhasználni.

3.9. A pénzeszközök átcsoportosításakor – amennyiben összegük tételenként a kiadási főösszeg 10%-át nem haladja meg – a költségvetést módosítani nem kell. Az év végi maradvány átvihető a következő költségvetési évre.

4. A gazdálkodás módszere

4.1. A Magyar Szekció pénzforgalmát házipénztáron és bankszámlán keresztül bonyolítja.

5. pénztár

5.1. A kisebb összegű kiadások fedezésére szükséges, hogy a szervezet a házipénztárban megfelelő készpénzzel rendelkezzen. A pénztárban kezelt készpénzt pénzkazettában kell tartani. Az egyik kulcsot a pénztáros tartja magánál, a másikat aláírt, lezárt borítékban a szervezet elnökénél kell letétbe helyezni.

5.2. A Magyar Szekció házipénztár pénzkészletének felső határa 200.000,- Ft, azaz kettőszázezer forint, A felső határértéktől csak az elnök tudtával és engedélyével – általa meghatározott időre – lehet eltérni.

5.3. A pénztárból nem hivatalos célra kifizetést eszközölni, vagy személyeknek magánjellegű kölcsönt adni tilos. „Bon”-ok (kifizetést igazoló feljegyzések) a pénztárban nem lehetnek. A bizonylathiányok, valamint a tartalmilag vagy formailag nem megfelelő bizonylatok is készpénzhiánynak minősülnek.

5.4. A pénzkezelő és a kifizetést elrendelő nem lehet ugyanaz a személy.

5.5. A házipénztár készpénzkészletének nyilvántartására pénztárkönyvet, vagy azzal egyenértékű elektronikus programot kell vezetni, mely a kincstárnok feladata. Minden pénztári be- és kifizetést – a teljesítést megelőzően, vagy azt követően azonnal – a felmerülés sorrendjében fel kell jegyeznie.

5.6. A pénztár ellenőrzésére minden hónap végén pénztárzárlatot (pénztárjelentést) kell készíteni.

5.7. Pénztárzárlatkor

• a pénztárjelentés alapján meg kell állapítani a bevételek és kiadások időszaki végösszegét, majd az előző időszaki készpénzmaradvány figyelembevételével a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget,
• a pénztári jelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénzállománnyal,
• az egyeztetés megtörténtét aláírásával kell a kincstárnoknak igazolnia a pénztárjelentésen.

5.8. A pénztárjelentés szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak (feladat szétválasztásáig a kincstárnoknak) be kell fizetnie.

Ha a pénztárost (kincstárnokot) bármely okból helyettesíteni kell, vagy ha a pénztáros beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlatról, valamint az átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni.

6. az elszámolás kiadott állandó előleggel történő gazdálkodási rendje

6.1. A házipénztáron kívül csak a Magyar Szekció Főtitkára kezelhet készpénzt 50.000, azaz ötvenezer forint összeg erejéig.

6.2. Az állandó előleg elszámolásának rendje: 

1. A pénzkezelőnek írásbeli nyilatkozatot kell adnia, amelyben elismeri, hogy a kezelésére bízott állandó előleget elszámolási kötelezettséggel, teljes anyagi- és büntetőjogi felelősséggel kezeli.
   1. A pénzkészletet pénzkazettában kell tárolni.
   1. A pénzkazetta egyik kulcsát a pénzkezelői feladatokkal megbízott személy, másik kulcsát hitelesített módon lezárt borítékban a szervezet elnöke őrzi.
   1. Ha pénzkezelőt bármely okból helyettesíteni kell, vagy ha a pénzkezelő beosztásából végleg távozik, akkor a Megyer Szekció Elnöke és a Főtitkárhelyettes együtt nyithatják ki a készpénz tárolására szolgáló pénzkazettát. Az előtalált készpénzről rovancsot készítenek, amelynek tényét jegyzőkönyvben rögzítik.

6.3. Az állandó előlegből az alábbi kifizetések teljesíthetők:

1. Az Elnökség működéséhez szükséges irodaszer, nyomtatvány vásárlásának költsége,
2. Irodatechnikai eszközök kellékanyagai vásárlása,
3. Vásárolt élelmiszer költsége az elnökségi ülésekre.

6.4. Az állandó előleg terhére sem kis értékű, sem nagy értékű tárgyi eszköz nem szerezhető be.

6.5. Az állandó előleggel a pénzkezelő negyedévenként (elnökségi ülések alkalmával) köteles elszámolni. Az állandó előleg pótlásáról a kincstárnok köteles gondoskodni.

7. bankszámla

7.1. Az engedélyezett mértéket meghaladó készpénzkészletet a szervezet nevére szóló bankszámlán kell elhelyezni.

7.2. A bankszámlával kapcsolatos folyó pénzügyi műveletekre vonatkozóan aláírási joguk – mint kötelezettségvállalónak – a következő személyeknek van:

• a Magyar Szekció elnöke,
• a Magyar Szekció főtitkára,

7.3. További aláírási joga – mint ellenjegyzőnek – a kincstárnoknak van.

7.4 A bankszámlán kezelt összegről való rendelkezéshez a kötelezettségvállalók közül egy személy és az ellenjegyző együttes aláírása szükséges. Ha a kincstárnok 5 napon belül akadályoztatása miatt nem tudja végrehajtani az utalványozás kezdeményezését, akkor az Elnök és Főtitkár utalványozhat.  Elektronikus utalás esetén a kötelezettségvállalók mindegyike 50%, és a kincstárnok is 50 % aláírási jogosultsággal rendelkezik. A kincstárnok nélküli utalványozásról az Elnökséget a soron következő ülésen tájékoztatni kell.

7.5. Az 500 ezer forintnál nagyobb összegű pénzügyi műveletek lebonyolítása csak a Magyar Szekció elnökének, valamint a kincstárnoknak, mint ellenjegyzőnek az aláírásával lehetséges. Tartós akadályoztatásuk esetére az Alapszabály vonatkozó előírásai érvényesek.

7.6. Az előzőekben felsoroltak értelemszerűen valutaalapú számla esetén is irányadóak.

7.7. A számla feletti rendelkezési jogot a fentiek szerint kell bejelenteni.

7.8. A számlán szereplő pénzösszeg készpénzként kezelendő. Ebből adódóan a számláról történő pénzfelvétel összegét a pénztárba bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni. A pénztárból a számlára történő befizetést kiadási bizonylat alapján kell kiadásba helyezni.

8. naplófőkönyv

8.1. A Magyar Szekció bevételeinek és költségeinek előírásszerű részletezését az alábbi bontásban, elkülönítetten, a számviteli előírások szerint kell nyilvántartani.

      A. Bevételek

– a cél szerinti tevékenység bevétele (ideértve a céltámogatást is).

      B. Költségek (kiadások)

– a cél szerinti tevékenység közvetlen költségei;

– egyéb közvetett költségek (kiadások).

8.2. A nyilvántartásra, egy példányban, „Naplófőkönyv”-et kell vezetni, mely történhet elektronikus formában is. A Naplófőkönyv „Bankszámla” oszlopa a pénzintézeti számla, „Pénztár” oszlopa a készpénzforgalom, „Lekötött” oszlopa pedig a lekötött pénzösszeg könyvelésére szolgál.

8.3. Minden bevételt és kiadást az előfordulás sorrendjében – praktikusan 30 naponként, az időszakos pénztárzárlatot követően – évente kezdődő sorszámmal kell könyvelni. A kézzel vezetett „Naplófőkönyv”-be beírt tételt törölni, átjavítani nem szabad. A téves bejegyzést egy vonallal át kell húzni és fölé kell írni a helyes adatot. A javítást aláírással igazolni kell.

9. kiadási és bevételi pénztárbizonylatok

9.1. A pénztári befizetésekről „Bevételi pénztárbizonylat”-ot, a kifizetésekről pedig „Kiadási pénztárbizonylat”-ot kell kiállítani. A bizonylattömbök szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok, tehát azokat ennek megfelelően kell nyilvántartani és kezelni.

9.2. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott tömböket szabad felhasználni. A pénztáros a be- és kifizetések időrendi sorrendjében éves sorszámmal is köteles a bizonylatokat ellátni. Ezt a számot kell szerepeltetni a pénztári tétel sorszámaként a pénztárjelentésben.

9.3. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat.

9.4. Pénztári alapokmány különösen:           – a beérkező számla,

– átvételi elismervény,

– ki- és befizetéseket elrendelő utalvány, stb.

9.5. A rontott bizonylatot érvényteleníteni kell és helyette új bizonylatot kell kiállítani, a rontott bizonylatot (annak valamennyi példányát a bizonylattömbben a tőpéldányokkal együtt) meg kell őrizni.

9.6. A házipénztári befizetésekről – a vonatkozó alapokmányokkal egyezően – bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani.

9.7. A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával kell igazolnia.

9.8. A bevételi pénztárbizonylatot átírással, három példányban kell kiállítani. Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat „Melléklet” rovatában kell feltüntetni), majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell a könyvelésre átadni. A második „Nyugta” példányt a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni. A harmadik, a tőpéldány a tömbben marad és azt a pénztáros őrzi meg.

9.9. Minden házipénztári kifizetésről – a vonatkozó okmányokkal egyezően – kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A pénztáros kifizetést csak szabályszerűen kiállított, utalványozásra jogosult személy utalványozásával ellátott kiadási pénztárbizonylat alapján teljesíthet. Utalvány nélkül, vagy a pénz átvételét ideiglenes jelleggel elismerő nyugta (bon) alapján kifizetés nem teljesíthető. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak is (kifizető) alá kell írnia.

9.10. A kiadási pénztárbizonylatot átírással, két példányban kell kiállítani. Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat „Melléklet” rovatában kell feltüntetni), majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell a könyvelésre átadni. A második, a tőpéldány a tömbben marad és azt a pénztáros őrzi meg.

9.11. Elektronikus pénztár-program használata esetén a bevételi pénztárbizonylat két példányban készül, az egyik a könyvelés, a másik a befizető részére, kiadás esetén pedig egy példányban. A mellékletek csatolása a papír alapú nyilvántartás szabályait követi, a kiadási bizonylatokat pedig egy kötelezettségvállaló, valamint a pénztáros írja alá.

10. elszámolásra kiadott összegek nyilvántartás

10.1. Pénzt elszámolásra kiadni csak személyre szólóan, a „Készpénzigénylés elszámolásra” megnevezésű nyomtatvány kitöltésével, és az arra jogosult személyek utalványozása alapján szabad.

10.2. A pénztáros az elszámolásra kiadott összegekről naprakész nyilvántartást köteles vezetni az „Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása” című bizonylaton. Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez szükséges mértéket. Alapvető cél, hogy az IPA Iroda vagy a Főtitkár a kincstárnok távollétében is tudjon kisebb kifizetéseket eszközölni, a kiadott összeg felhasználásáról pedig negyedévente (elnökségi ülésen) ad számot.

10.3. Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha annak elszámolására a kitűzött véghatáridő még nem érkezett el.

10.4. Ha az elszámolásra kötelezett személynek az elszámolás eredményeként bizonyos összeget vissza kell fizetnie, ezt az összeget készpénzben akkor is köteles visszafizetni, ha azonnal újabb összeget vesz fel elszámolásra.

10.5. Ha az elszámolásra kötelezett személy az előírt határidőre a felvett összeggel nem számol el, akkor azt a pénztáros köteles a szervezet elnökével, mint engedélyezővel közölni.

10.6. Az előleg elszámolását úgy kell végrehajtani, hogy a teljes összeget vissza kell vételezni a pénztárba, majd pedig az elszámolható összeget kiadásba kell helyezni.

11. a kötelezettségvállalás szabály

11.1. A Magyar Szekció nevében a szervezet feladatainak ellátása során fizetési, vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni az elnök, vagy az általa, illetve a szervezet vezetői testülete által írásban (határozatban) megbízott személy jogosult.  

11.2. A kötelezettségvállalás a Kincstárnok vagy– akadályoztatása esetére – az Elnök által kijelölt személynek az ellenjegyzése után és csak írásban történhet.

11.3. A pénzügyi teljesítésre benyújtott számlát, bizonylatot érvényesítés előtt záradékolni (szakmailag igazolni) kell.

   A záradékolásnak tartalmaznia kell:

• a gazdasági esemény teljesítésének igazolását,
• a gazdasági esemény bekövetkezésének indokát, szükségességét, illetve a gazdálkodási eseményre utaló szöveges megjegyzést.

Pl. „Felhasználva az éves közgyűlés reprezentációs kiadásaira”

11.4. A záradékolást az igénybe vevő, rendezvény esetén az elszámolással megbízott személy köteles elvégezni.

11.5. A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni és igazolni (a továbbiakban: érvényesíteni) kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a fedezet meglétét és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e. Érvényesítést a Kincstárnok végezhet.

11.6. A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére a Magyar Szekció elnöke, vagy az általa felhatalmazott – bankszámla feletti rendelkezési joggal bíró – személy jogosult.

11.7. Utalványozni csak az okmányra rávezetett vagy külön írásbeli rendelkezéssel lehet.

11.8. Az utalvány ellenjegyzésére a Kincstárnok vagy– akadályoztatása esetére – az Elnök által írásban kijelölt személy jogosult. A bankszámlára befolyó bevételeket nem szükséges ellenjegyezni.

11.9. A Magyar Szekció címére érkező számlákat az érkeztető (postabontó) megküldi a kincstárnoknak, ezzel egy időben elektronikus úton a másolatot megküldi az elnöknek (vagy főtitkárnak).

11.10. Az elnök a kifizetést írásban engedélyezi (záradékolja), és megküldi a kincstárnoknak, aki ez után a záradékot és a kifizetés engedélyezését a számlához csatolva a szövetség folyószámláját vezető banknál kezdeményezi az utalást. A kezdeményezésről tájékoztatja az Elnököt (vagy a Főtitkárt), aki az utalást a maga 50%-os kötelezettségvállaló jogával érvényesíti.

12. gazdálkodási munkakörök és feladatok

12.1. A kincstárnok

• elvégzi a költségvetés tervezésével, valamint az egyszerűsített beszámoló elkészítésével kapcsolatos feladatokat.
• ellátja a bankszámlával kapcsolatos folyó pénzügyi műveletek, a kötelezettségvállalások és utalványozások ellenjegyzésével kapcsolatos tevékenységet.
• előkészíti az elnökség, a küldöttgyűlés (közgyűlés) gazdálkodással kapcsolatos döntéseit. segíti – pénzügyi szempontból – a rendezvények előkészítését.
• vezeti a házipénztárt és elvégzi a könyvelési feladatokat. 
• előkészíti, végrehajtja és kiértékeli a tárgyi eszközök leltárát.
• részt vesz a használatból kivonási, selejtezési eljárásban.
• speciális tevékenységként intézi az igazolványok nyilvántartását és pénzügyi elszámolását.
• amíg a pénzügyi feladatok külön személyekhez nem köthetők, a házipénztárt önállóan, teljes anyagi, büntetőjogi felelősség mellett kezeli.
• írásbeli nyilatkozatban köteles elismerni az anyagi és büntetőjogi felelőssége tudomásulvételét.
• kezeli és őrzi a pénztárban tartott készpénzt és a rábízott egyéb anyagi értékeket, átveszi a befizetett készpénzt, teljesíti az utalványozott kifizetéseket, valamint vezeti a pénztárral kapcsolatos nyilvántartásokat, elszámolásokat.
• a keletkezett bizonylatokat, pénztárjelentést 30 naponta – átadókönyvben – átadja a könyvelőnek.
• a készpénzen kívül a kincstárnok kezeli:
• a banki készpénzfelvételi csekket,
• az átutalások végrehajtásához szükséges okmányokat,
• a pénztárjelentést, a bevételi- és kiadási pénztárbizonylatokat,
• az elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartását,
• az értékpapírokat.

12.2. Az igazolvány megrendelését – a Kincstárnok december 15-ig történő előterjesztése alapján – a főtitkár végzi.

12.3. Az igazolványok nyilvántartását olyan módon kell elkészíteni és vezetni, hogy azok útja a felhasználó tagokig követhető legyen. A nyilvántartás formája a Magyar Szekciónál területi szervenként darabszám, illetve sorszám szerint, a területi szerveknél a tagságra lebontva történik.

12.4. A tagdíjat, az Elnökség által megállapított kötelezően átutalandó tagdíjrésznek megfelelő összeget – a Magyar Szekció likviditásának fenntartása érdekében – előre kell átutalni.

13. eszközgazdálkodás

13.1. A Magyar Szekció feladatai ellátásához tárgyi eszközökkel rendelkezhet. Vagyontárgyait és az azokban történt minden változást „Eszköznyilvántartó lap”-on kell rögzíteni. Minden olyan eszközt nyilvántartásba kell venni, amelyeknek egyedi beszerzési értéke az 20.000,- Ft-ot meghaladja.

13.2. Kivételt képeznek – 20.000,- Ft/db értékhatárig – az olyan eszközök, melyek a beszerzéstől számított rövid időn (5 nap) belül átadásra kerülnek. Az átadás tényét és az átvétel igazolását azonban a pénztári okmányok között rögzíteni kell.

13.3. A beszerzett és az ideiglenes használatra átvett eszközöket elkülönítetten kell nyilvántartani.

13.4. A használatba vett nyilvántartó lapokról – szabályosan megnyitott analitikus nyilvántartást – tartalomjegyzéket kell felfektetni.

13.5. A nyilvántartásba történő felvétel tényét a könyvelőnek – mint eszköznyilvántartónak – a záradék megfelelő rovatában rögzítenie kell és a számla másolatát a nyilvántartáshoz kell csatolnia. Ennek hiányában pénzügyi kifizetés nem teljesíthető.

13.6. Térítés nélkül átvett, illetve átadott eszközöknél az átadás-átvételi okmányt kell csatolni a nyilvántartáshoz.

13.7. A 100.000-Ft egyedi értéket meghaladó tárgyi eszközök esetében – a szervezet vagyonváltozásának nyilvántartása érdekében – évente egyszer értékcsökkenést kell elszámolni.

13.8. Az érvényben lévő leírási kulcsok a következők:

• épületek után 2; 3 vagy 6 százalék; építmények után 2 százaléktól 25 százalékig terjedő mértékben érvényesíthető értékcsökkenési leírás az építmény jellegétől függően.
• gépek, berendezések, felszerelések és járművek után 33; 20 (pl. járművek) vagy 14,5 százalék
• tárgyi eszközöknél, immateriális javaknál legfeljebb kétszázezer forint bekerülési értékű és a 33 százalékos leírási kulcs alá tartozó (pl. általános rendeltetésű számítástechnikai gépek, berendezések után) 33 százalék

13.9. Leltározás alatt a szervezet tulajdonában és használatában lévő eszközök tényleges – nyilvántartástól független – állományának megállapítását értjük.

13.10. Leltározást a Magyar Szekciónál háromévente, első alkalommal 2013. évben kell tartani. Ha az elnök, vagy a kincstárnok személyében változás történik, a vagyontárgyakat teljes körű leltárral kell átadni-átvenni.

13.11. A vagyontárgyak készletében a nyilvántartáshoz képest mutatkozó hiány vagy többlet okát ki kell vizsgálni. A vizsgálat eredményéről jegyzőkönyvet kell felvenni és annak alapján lehet – szükség esetén – a nyilvántartást módosítani.

13.12. A rendeltetésszerű használat, vagy rendkívüli igénybevétel során elhasználódott eszközöket selejtezni kell. A Magyar Szekciónak önálló selejtezési jogköre van.

13.13. A – minimum háromtagú – selejtezési bizottságot a szervezet elnöke bízza meg, írásban. A selejtezés végrehajtásáról jegyzőkönyvet kell felvenni, melyben a kiselejtezett eszközök további sorsára tett intézkedéseket is rögzíteni kell (átadás, értékesítés, megsemmisítés, stb.).

13.14. A használatból kivont eszközöket a jegyzőkönyv alapján kell kivezetni a nyilvántartásból.

14. vegyes rendelkezések

14.1. A Szabályzat előírásainak megszegése a Magyar Szekció Etikai Kódexében meghatározott etikai, erkölcsi és a hatályos magyar jogszabályok szerinti polgári jogi és büntető jogi felelősségre vonással jár.

14.2. A Szabályzatot az Elnökség     /2013. (  .   .) számú határozatával elfogadta, az az elfogadás napjától hatályos. 

Budapest, 2013. január