IPA Magyar Szekció Tagszervezeteinek Számviteli Politikája

A szabályzat célja olyan számviteli elvek, szabályok, módszerek és eljárások meghatározása, amelyek megfelelnek a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Számv. tv.), és a végrehajtásáról szóló kormányrendeletek, így különösen a számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet, valamint a civil szervezetek gazdálkodása, az adománygyűjtés és a közhasznúság egyes kérdéseiről szóló 350/2011. (XII. 30.) Korm. rendelet előírásainak.

I. azonosító adatok, általános rész

Név: IPA MAGYAR SZEKCIÓ TAGSZERVEZTEINEK SZÖVETSÉGE (továbbiakban: Szekció)

Cím: 1139 Budapest XIII. Teve u. 4-6.

Levelezési cím: 1557 Budapest, Pf. 12.

Nyilvántartási szám:   Pk.64.846/1990

Adószám: 19661184-1-41

A Szekció célja:  A Szekció a „Servo per Amikeco” (Barátsággal szolgálni) nemzetközi jelmondat jegyében támogatja, és tevékenyen segíti az időszerű biztonságpolitikai célkitűzésekkel, a közrenddel és a közbiztonsággal, a közlekedés biztonságával továbbá a bűnmegelőzéssel kapcsolatos feladatok végrehajtását. Tevékenysége során hozzájárul a világbéke fenntartásához és a népek közötti megértés elősegítéséhez, támogatja a tagok gyermekeinek csereprogramjait, és a fiatalok nemzetközi találkozóit, elősegíti a toleranciát az emberek között és a rendőri rendvédelmi munka jobb megértését, törekszik a lakosság és a rendvédelmi szervezetek, valamint a rendőrség és a civil szervezetek közötti együttműködés javítására, elősegíti az IPA tagok valamint a rendészeti dolgozók rekreációjának, pihenésének megvalósulását. Sport- és kulturális, valamint tudományos rendezvények szervezésével, illetve az azokon való részvétellel segíti az IPA nemzetközi szervezete céljainak elérését,

Alakulás időpontja: 1992.01. 22.                 

Beszámoló elfogadására, jóváhagyására jogosult: Küldöttgyűlés

Elfogadási határidő: tárgy évet követő május 31.-ig.

 II. gazdálkodási szabályzat

1. A Szekció gazdálkodása

ASzekciógazdálkodásának alapja a Küldöttgyűlés által elfogadott éves költségvetési terv.  

2. A beszámoló formája, tartalma és a beszámoló-készítés időpontjának meghatározása

A beszámoló fordulónapja tárgyév december 31-e, a mérlegkészítés időpontja legkésőbb tárgyévet követő év április 30, hogy az május 31-ig a Küldöttgyűlés által elfogadható és letétbe helyezhető legyen.

A Szekció egyszerűsített beszámolót a vonatkozó Korm. rendelet 1. és 3. sz. mellékleteiben meghatározott szerkezetben és legalább az előírt részletezésben, bizonylatokkal alátámasztott, világos és áttekinthető formában köteles elkészíteni.

A mérleg tartalmára vonatkozó, a Számv. tv. 101–103. §-aiban, foglalt előírásokat kell alkalmazni.

A Szekciónak a társasági adóbevallást el kell készítenie és azt a tárgyévet követő év május 31-ig be kell nyújtania az APEH felé. A Szekció nem végez vállalkozási tevékenységet, így a tárgyévre vonatkozó társasági adóbevallását kiválthatja a tárgyévet követő év február 15-éig benyújtandó ’01-as adóbevallásban tett nyilatkozatával.

3. A Szekció bevételei

Összes célszerinti tevékenységre kapott támogatás

1. Célszerinti működésre kapott támogatás
2. központi költségvetésből (adó 1 %)
3. külföldi magán és jogi személyektől,
4. egyéb
5. Pályázati úton elnyert támogatás
   1. Működési célú pályázatokon elnyert támogatás
   1. Programokra elnyert pályázati és egyéb támogatások
   1. Önkormányzattól elnyert pályázati és egyéb támogatások
6. Célszerinti tevékenységből származó bevétel (tagdíj)
7. Egyéb bevétel (pl. kamat)

A Szekció vállalkozási tevékenységet nem folytat.

4. A Szekció kiadásai

      1. A működés költségei (bérleti, üzemeltetési költségek, anyagok, készletek, egyéb   

                                              szolgáltatások)

      2. Cél szerinti, a költségvetési tervben meghatározott kiadások

      3. Pályázati támogatási szerződésben meghatározott kiadások

5. Nyilvántartások

A Szekció egyszeres könyvvitelt vezet.

Ennek során a kezelésében, használatában, illetve a tulajdonában lévő pénzeszközökről és azok forrásairól, továbbá a pénzforgalmi gazdasági műveletekről, a pénzforgalmi műveletekhez közvetve kapcsolódó, de tényleges pénzmozgást nem eredményező végleges vagyonváltozásokról, nem pénzben kiegyenlített bevételekről, ráfordításokról olyan könyvviteli nyilvántartást vezet, amely ezen eszközökben és forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, áttekinthetően mutatja.

E könyvviteli nyilvántartáshoz kapcsolódóan az egyszerűsített beszámoló összeállításához szükséges részletező nyilvántartásokat is a valóságnak megfelelően és folyamatosan vezeti.

A könyvvitelhez kapcsolódóan a Szekciónak a következő analitikus nyilvántartásokat kell vezetnie, amennyiben azok relevánsak:

• befektetett eszközökön belül:

immateriális javak nyilvántartása,

tárgyi eszközök nyilvántartása,

• személyi jövedelemadó nyilvántartó lapok
• egyéb adók, adójellegű elvonások nyilvántartása,
• járulék nyilvántartással, egészségügyi hozzájárulással kapcsolatos nyilvántartások,
• szigorú számadásra kötelezett bizonylatok, nyomtatványok nyilvántartása.

A könyvelés alapját képező bizonylatokat, szerződéseket, dokumentumokat, bankkivonatokat időrendi sorrendben kell lefűzni, mely alapján a könyveléssel megbízott személy gondoskodik a könyvelésről.

6. Terv szerinti értékcsökkenés

Terv szerinti értékcsökkenést a Szekció a Számv. tv. előírásai szerint számolja el bruttó érték alapján, az üzembe helyezés napjától kezdve, éves elszámolással.

Jelenleg a Szekció nem rendelkezik saját tulajdonú ingatlannal és tárgyi eszközökkel.   

A Szekció az üzembe helyezett tárgyi eszközeiről mennyiségben és értékben egyedi analitikus nyilvántartást, az 5.000 és 100 000 Ft értékhatár közötti eszközeiről mennyiségi nyilvántartást vezet.

7. Befektetett pénzügyi eszközök értékelése

A befektetett pénzügyi eszközök között azokat az eszközöket kell kimutatni, amelyeket a Szekció azzal a céllal fektetett be, adott át egyéb jogi személynek, hogy ott tartós jövedelemre (osztalékra, hozamra, vagy kamatra) tegyen szert.  

A Szekció pénzügyi befektetésekkel jelenleg nem rendelkezik.

8. Követelések értékelése

Követelésnek minősülnek a Szekcióval szemben fennálló tartozások, a különféle szerződésekből jogszerűen eredő, pénzformában kifejezett fizetési igények. Követelésként kell nyilvántartani más szervezetek, által elismert, de nem teljesített vagy még csak részben teljesített tartozásait.

 Egyéb követelések közé tartoznak a különféle elszámolásokra (útiköltség-előleg, üzemanyag-előleg) kiadott összegekkel kapcsolatos követelések.

9. Pénzeszközök értékelése

A könyvelés során a pénzeszközöket és azok állományát az alábbi bontásban kell kimutatni:

• pénztár,
• bankszámla vagy bankszámlák,
• elkülönített – illetve lekötött betétek.

A Szekció készpénzállományát és annak forgalmát a pénztár számlán mutatja ki. A készpénzkezeléshez kapcsolódó nyomtatványokat szigorú számadási kötelezettség alá kell venni.

A pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a pénzmozgással egyidejűleg, illetve a pénzintézeti értesítés megérkezésekor, de legkésőbb a következő naptári hónap 5. napjával, kell könyvelni.

A Szekció a pénzeszközök leltározását minden évben december 31-ével, egyeztetéssel köteles elvégezni. A mérleg fordulónapján a pénztárban lévő készpénz összegét a pénztárkönyvvel egyezően, bekerülési értéken kell a mérlegben felvenni. A bankbetétek értékét a mérleg fordulónapján a pénzintézeteknél elhelyezett betétek bankkivonattal egyező értéken kell a mérlegbe beállítani.

10. Kötelezettségek értékelése

A kötelezettségek azok a szerződésekből eredő, pénzformában teljesítendő, elismert fizetések, amelyek a szerződő fél által már teljesített, az Egyesület által elfogadott, elismert szolgáltatáshoz kapcsolódnak. A kötelezettségek hosszú- és rövidlejáratúak.

A kötelezettségeket a mérlegben könyv szerinti értéken kell értékelni.   

Egyéb rövidlejáratú kötelezettségek közé tartoznak az adóhatósággal szembeni kötelezettségek.

11. Ellenőrzés, önellenőrzés során feltárt hibák

A Szekciónál lefolytatott adóhatósági ellenőrzés, vagy önellenőrzés végzése során megállapított hiba – annak jellegétől: adóhiány, adóhiányt nem eredményező eltérés, számítási hiba, stb. függetlenül – jelentős összegűnek minősül:

• ha az meghaladja a vétség éve szerinti mérleg főösszegének 2%–át, 

A felsorolt, előző évekre vonatkozó hibafeltárások miatti módosításokat a beszámoló mérlegének és eredmény levezetésének érintett tételénél az előző év adatai mellett be kell mutatni, azok nem képezik részét az eredmény levezetés tárgyévi adatainak.

Az előző kategóriákba nem tartozó eltérések, mivel azok nem jelentős összegűek, a tárgyévi eredményt módosítják.

12. Könyvviteli zárlat

A könyvelést minden év december 31-én – az elvégzett egyeztetéseket követően le kell zárni.

III. pénzkezelési szabályzat

1. Pénztár

A pénztárosi feladatokat a Kincstárnok látja el, akinek felelőssége kiterjed a házipénztár jogszabályi előírásoknak megfelelő működésére, az elszámolási és nyilvántartási rendjének kialakítására. 

A pénztáros a házipénztárban kezeli a készpénzben befizetett összegeket.

A pénztáros csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet.

Nem fogadható el olyan bankjegy vagy érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy az nem a forgalomban természetes kopás következtében vesztett súlyából vagy sérült meg.

A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli.

2. Utalványozás

A házipénztárból vagy a bankszámláról történő kifizetéseket utalványozni kell.

Az utalványozók azok a személyek, akik a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik.

A Szekció elnöke korlátozás nélkül önállóan utalványoz. A Szekció elnökének megbízása alapján a Kincstárnok 250.000 Ft értékhatárig önállóan utalványozhat.

Az utalványozó felelős:

• az utalványozás indokoltságáért,
• az utalványozott anyag vagy eszköz mennyiségének, illetve a forint összegének szükségességéért,
• az utalványozási bizonylat szabályos kitöltéséért.

A házipénztárban lévő készpénz megőrzése pénzkazettában történik.  

3. Pénztári nyilvántartások vezetése

A pénztárosnak minden, a házipénztárba történő befizetést és onnan történő kifizetést a felmerülésük sorrendjében a pénztárjelentésbe kell feljegyeznie.

 A pénztárzárlatnál, valamint a pénztár átadásnál az átadónak és az átvevőnek jelen kell lenni. 

4. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása

A befizetésekről és kifizetésekről szabvány bizonylatot kell kiállítani. 

A pénztárbizonylatokat értelemszerűen, tintával kell kitölteni (számmal és betűvel is kiírni az összeget) az üres sorokat kihúzni.

Egy bizonylatra csak annyi tétel kerülhet, ahány sor azon szerepel. Ha több tétel kerül kifizetésre, az alapbizonylatokat összesíteni kell.

Pénztárbizonylaton a mellékletek számát minden esetben fel kell tüntetni. A kifizetést a pénztáros aláírásával, a pénz átvételét a felvevő nevének kiírásával igazolja.

A bevételezési bizonylatot három példányban kell kiállítani, az első példányt a könyveléshez kell csatolni, a második példány (nyugta) a befizetőé, a harmadik pedig a tömbben marad.

A kiadási bizonylatot két példányban kell kiállítani, az első példány a könyvelés bizonylata, a második a tömbben marad. A kiadási bizonylatokat minden esetben a pénzfelvevőnek alá kell írni.

5. A kerekítés szabályai

A törvény értelmében, a forintban készpénzzel (bankjegy vagy érme átadásával) történő fizetés esetén – ha a fizetendő végösszeg nem 5 forintra vagy annak többszörösére végződik – az alábbiakban meghatározott kerekítési szabály alapján kell a fizetendő összeget megállapítani és kiegyenlíteni.

• a 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0;

• a 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5;
• az 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5;
• a 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0;

forintra végződő összegre kell kerekíteni.

A kerekítési szabályok csak a készpénzben kifizetett számlák, egyéb kifizetett tételek és bevételek esetén fordulnak elő. 

A kiadási pénztárbizonylat szöveg részébe először a számlán szereplő összeget kell feltüntetni, majd ha nem kerek az összeg, akkor az alatta levő sorba „kerekítés” szöveggel + vagy – előjellel a kerekítendő összeget kell beírni és az összesen sorba – továbbá a kiadási pénztárbizonylat felső részében már a kerekített végösszeget kell beírni.

IV. leltározási szabályzat

1. A leltározás

A leltározással kapcsolatos kötelezettségeket a Számv. tv. alapjaiban meghatározza, amikor rögzíti a leltározás és a leltár összeállítás irányelveit, szabályait. A mérlegtételek leltározással történő alátámasztását a törvény 69. §-a és a 46. § (3). bekezdése tartalmazza.

A törvényben foglaltak szerint a könyvek év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat, mennyiségben és értékben, illetve értékben.

2. A leltárkészítés módja a leltározásban közreműködők köre

Az eszközöket és kötelezettségeket a leltározás során

• mennyiségi felvétellel vagy
• egyeztetéssel,

kell ellenőrizni.

A leltárt a Kincstárnok irányításával a Kincstárnok, az Általános Alelnök és a Felügyelő Bizottság tagjai hajtják végre.

3. A leltározás célja

A leltározás célja

• a helyes eszköz és forrásállományok megállapításán keresztül a mérleg valódiságának biztosítása.
• A könyvelés, illetve a nyilvántartások ellenőrzése és egyúttal a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítése.

 4. A leltározás időpontja és helye

A leltározást a mérleg fordulónapjával kell elvégezni. Leltárnak kell tekinteni a leltározás alapján helyesbített és ellenőrzött – a könyveléssel egyező – kivonatokat.

A leltározást a leltározandó tárgyak eredetben történő szemrevételezésével, annak tárolási vagy használati helyén – akadályoztatás esetén eredetben, vagy adathordozón (fotó, film, stb.) történő bemutatással – kell végrehajtani.

5. A leltározás alaki, tartalmi és technikai feltételeinek biztosítása

Minden leltár alkalmával szabályosan kiállított, megfelelő tartalmú jegyzőkönyvet kell készíteni.

A leltárról készített jegyzőkönyv mellékletét képezi a leltárjegyzék és a kiadási bizonylat másolata.

A leltárfelvételi bizonylatokat az abban foglalt adatok helyességének igazolása céljából a leltározónak alá kell írni.

6. Pénzeszközök leltározása

A mérleg fordulónapi készpénzállománytminden estben mennyiségi felvétellel, megszámlálás alapján kell a leltárba felvenni.  

A bankszámla vagy bankszámlákleltározása egyeztetéssel történhet. A forintban elhelyezett bankbetétek értékét a mérleg fordulónapján a hitelintézetnél elhelyezett betétek bankkivonattal egyező értéken kell a leltárba felvenni.

A pénzeszközök leltározását minden évben december 31-vel és a könyvelési adatok egyeztetésével kell elvégezni.

A mérleg fordulónapján a pénztárban lévő készpénz összegét a pénztárkönyvvel egyezően kell a mérlegbe felvenni.

7. A leltárkülönbözet rendezése

A leltár jegyzőkönyvben megállapított különbözetek okát ki kell vizsgálni és rendezni kell.

A jegyzőkönyvben rögzíteni kell:

• a leltárkülönbözet mennyiségét és okát,
• a különbözetet előidéző okokat,
• a felelősség megállapítását.

V. felesleges vagyon tárgyak hasznosításának vagy selejtezésének szabályzata

 

1. A szabályzat hatálya

A szabályzat hatályanem terjed ki:

• Az idegen és ideiglenesen átvett vagyontárgyakra,
• Az ügyiratok és számviteli bizonylatok selejtezésére.

2. A felesleges vagyontárgyak fogalma, fajtái

A szabályzat alkalmazása szempontjából felesleges vagyontárgyaknak kell tekinteni mindazokat a tárgyi eszközöket és készleteket, amelyek:

• A működéséhez már nem szükségesek,
• a vagyontárgy eredeti rendeltetésének már nem felel meg,
•  rongálás, természetes elhasználódás miatt rendeltetésszerű használatra már nem alkalmasak,
• igazoltan, gazdaságosan nem javíthatók, szavatossági idejük lejárt.

Annak érdekében, hogy a selejtezési eljárásba vont vagyontárgyak ne legyenek felcserélhetők a többi vagyontárggyal, gondoskodni kell azok megjelöléséről, a többi vagyontárgytól el kell különíteni, mind a nyilvántartásokban, mid a tároláskor.

3. A selejtezés fogalma

A felesleges tárgyi eszközök, készletek kiselejtezése alatt az az eljárás értendő, amely során az elhatárolt tárgyi eszközeit, készleteit egyedi vagy csoportos készletnyilvántartásból mennyiségben és értékben – törli.

4. A selejtezés végrehajtása

A selejtezési eljárás lefolytatásakor a takarékossági szempontokat maximálisan szem előtt kell tartani.

5. Selejtezési jegyzőkönyv elkészítése

Mind a tárgyi eszközök, mind pedig a készletek selejtezése esetén jegyzőkönyvet kell felvenni.

6. A selejtezéssel kapcsolatos számviteli elszámolások

A selejtezés lezárását követően a jegyzőkönyv alapján az eszközök értékében, mennyiségében bekövetkezett változásokat a könyvelésben illetve a nyilvántartáson át kell vezetni.

A selejtezett eszközök nyilvántartásokba történő átvezetését a számlarendben foglalt előírások alapján kell végrehajtani.

VI. bizonylati szabályzat

1. A bizonylati szabályzat célja, tartalma

A bizonylati szabályzat célja, hogy:

• biztosítsa a számviteli elszámolásokhoz kapcsolódó bizonylatok kiállításának, ellenőrzésének, továbbításának, felhasználásának, kezelésének rendjét,
• meghatározza a számviteli bizonylatokban feltüntetendő adatokat, valamint a bizonylatok kezelését, feldolgozását és megőrzését,
• megszilárdítsa a bizonylati fegyelmet és szervezettebbé tegye az ügyviteli munkát.

2. A számviteli bizonylat fogalma

Számviteli bizonylat (továbbiakban bizonylat) minden olyan külső és belső okmány, amely a gazdasági művelet, esemény számviteli nyilvántartása céljára készült.

Bizonylatnak kell tekinteni minden olyan okmányt, feljegyzést, kimutatást vagy bármely technikai módon készített adathordozót, amelyet a nyilvántartásokban való rögzítés vagy az azokban szereplő adatok ellenőrzésének, állományuk megállapításának céljából készült, és amely a gazdasági műveletek megtörténtét, hatásuk értékét, mennyiségi és minőségi adataikat hitelt érdemlően igazolja.

A bizonylat kézzel, vagy géppel készíthető.

Bármely módon készített bizonylatnak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie.

Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági eseményt a valóságnak megfelelően, hitelesen rögzíti, hiba esetén előírásszerűen javítottak.

A gazdasági események rögzítéséhez elsődlegesen a kereskedelmi forgalomban kapható szabványosított nyomtatványokat kell használni. Abban az esetben, ha valamely gazdasági művelet rögzítéséhez a kereskedelemben nyomtatvány nem kapható, akkor saját készítésű nyomtatványt kell használni.

3. A bizonylat kiállításának szabályai

A bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában (pl. nyugta, egyszerűsített számla, átvételi elismervény), a számlát legkésőbb a teljesítést követő 15 napon belül kell kiállítani.

A bizonylaton az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók, továbbá az esetlegessé váló utólagos változások felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek.

Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre vonatkozóan rögzítendő adatokat a valóságnak megfelelően hiánytalanul tartalmazza, megfelel az alaki és tartalmi előírásoknak, és amelyeket – hiba esetén – előírásszerűen javítottak.

A szabályszerű javításokat a következők szerint kell elvégezni. A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni.

A hibás bejegyzést a bizonylat minden példányát javítani kell. Fel kell tüntetni, továbbá a helyesbítés keltét és a bizonylatot helyesbítő személy aláírását.

A hibásan más szerv részére megküldött bizonylatot a kiállító köteles javítani. A javítás történhet az eredeti – hibás – bizonylat érvénytelenítésével és új bizonylat kiállításával, vagy helyesbítő bizonylat kiállításával.

4. A bizonylatok fajtái

• kimenő és bejövő számlák,
• a pénztári bevételi és kiadási bizonylatok,
• nyugták, átvételi elismervények,
• banki számlakivonatok és azok mellékletei,
• különböző gépi és kézi könyvelési feladások, összesítők, könyvelési bizonylatok, információk,
• leltározási ívek, összesítők,
• általában minden olyan okmány, szerződés, megállapodás, amely az eszközökben, forrásokban, bevételekben változást idéz elő.

5. Szigorú számadási kötelezettség körébe tartozó bizonylatok felhasználása, nyilvántartása

A készpénzkezeléshez kapcsolódó nyomtatványokat, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni.

Szigorú számadás alá vont nyomtatvány, a számla, a készpénzfizetési számla és a készpénzcsekk.

6. A bizonylatok tárolása, őrzési rendje

Az irattárazás alapvető célja a visszakeresés megkönnyítése, ezért a tárolást úgy kell kialakítani, hogy azok a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján bármikor visszakereshetők, könnyen hozzáférhetők legyenek és a tárolás alatt károsodást ne szenvedjenek.

Az adott évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, naplófőkönyvet, valamint más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában 10 évig meg kell őrizni.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot, ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is, legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.

VII. pályázatkezelési szabályzat

1. Pályázatok kiírása a tagszervezetek részére

A Szekció küldöttgyűlése által elfogadott éves költségvetésben meghatározott összeg mértékéig az Elnökség évente pályázatot ír ki, szervezetek rendezvényeinek támogatására. A kiírásban meg kell határozni a pályázat benyújtásának határidejét, és csatolni kell a pályázati lapot, valamint az pénzügyi elszámoláshoz szükséges számlaösszesítő mintát is.

Pályázatot nyújthat be minden, a Szekcióhoz tartozó tagszervezet, az általa a pályázat kiírásának évében szervezett program megvalósításához igényelt támogatás érdekében, amennyiben valamely okból nincs kizárva pályázat benyújtás lehetőségéből (pl.: előző év elszámolási hiányosságai, tagdíjrész fizetési hátralék, inaktivitás a Szekció életében stb.).

2. A pályázatok benyújtásának határideje

A pályázatokat úgy kell kiírni, hogy azok elbírálása a tagdíjrészek befizetésére az Alapszabály 30. § /2/ bekezdésben megjelölt határidőig (április 01.) befejeződjön.

A nyertes pályázatok esetében az elnyert támogatás összegét legkésőbb az tagdíjrészek befizetésére nyitva álló határidőt követő 14 munkanapon belül folyósítani kell.

3. A benyújtott pályázatok érvényességének feltételei

A támogatással érintett projekt, kötelező jellemzője, hogy

• tárgyévben megvalósuló projekt legyen,
• a szervezett program minden IPA tag számára elérhető legyen,
• a szervezett programhoz a tagszervezet saját erőt biztosítson.

A pályázat érvényességének feltételei, hogy

• a tagszervezet a korábbi pályázatokon nyert összeggel határidőre elszámolt, a rendezvényről beszámolót készített, melyet Hírlevélben történő megjelentetéshez eljutatott az MSZ főtitkárához,
• a tagszervezet kitöltötte a pályázati adatlapot és az azon szereplő adatok valódiságáért az aláíró (a tagszervezet elnöke) nyilatkozatában vállalja a felelősséget,
• a pályázati kiírásban szereplő határidőig az adatlapot a Magyar Szekció Elnökségéhez elektronikus formában, a Költségvetési tervvel és az esetlegesen szükséges egyéb mellékletekkel (pl.: területfoglalási engedély, vagy annak megkérése, kiürítési terv stb.): együtt megküldte,
• a pályázó vállalja, a rendezvény során egyértelműen tudatja a résztvevőkkel, hogy az IPA MSZ támogatta a programot,
• vállalja, hogy a lebonyolítástól számított 30 napon belül a pénzügyi elszámolót és a rendezvényről készített fényképes híranyagot megküldi az IPA MSZ részére,
• a pályázati adatlaphoz csatolja a tervezett rendezvény költségvetési tervét, melyben külön megjelöli a saját erő mértékét, és feltünteti a kért támogatás felhasználásának módját,
• amennyiben a rendezvényhez külső szerv, hatóság engedélye szükséges, úgy annak meglétét, vagy időben történő megigénylését igazolja, azt csatolja.

4. A pályázaton elnyerhető összeg mértékének megállapítása

Az Elnökség a pályázat megvalósításához nyújtott összeget a rendezvényhez, a tagszervezet által biztosított saját erő arányában állapítja meg.

Ennek során, a pályázaton igényelhető és elnyerhető összeg maximális mértéke a következő:

• Tagszervezet működésével kapcsolatos jubileumi ünnepi rendezvények: 30 %
• Kulturális és sport rendezvények: 25 %
• Rendészeti szakmai rendezvények: 25 %
• Ifjúsági programok, táborok: 25 %
• Szabadidős rendezvények, családi napok: 20 %
• Bevétellel járó, a tagszervezet működésével kapcsolatos rendezvények: 15 %
• Bevétellel járó szabadidős rendezvények: 10 %
• Egyéb rendezvények: 10 %

Az Elnökség a beérkezett pályázatok minősége alapján dönthet úgy, hogy a rendelkezésre álló keretet nem használja fel teljes egészében, továbbá úgy is, hogy a tagszervezetek által megvalósításra kerülő rendezvények közül többet tart alkalmasnak a támogatásra, mint amennyit a költségvetésben szereplő pályázati keret biztosít.  Ebben az esetben túllépi az elfogadott pályázati keretet, és ekkor a tartalékkeretből nyújt támogatást.

A pályázatok elbírálása során az Elnökség, a teljes megpályázott összeget, vagy annak egy részét ítélheti oda a pályázó számára.

Az oda ítélhető összeg legkisebb mértéke nem lehet kevesebb, mint 20.000 Ft. Amennyiben ez az összeg meghaladja az elnyerhető pályázati összeg maximális mértékét, akkor a kérdéses pályázatot az Elnökség nem támogatja.

Nem támogathatók azok a rendezvények, melyek megvalósulásához a pályázó a saját erőt kizárólag részvételi költségekből kívánja fedezni (pl.: wellness hétvége, kirándulás stb.)

Egy tagszervezet több pályázatot is benyújthat, azonban az elbírálás során az Elnökség a minél szélesebb körű támogatottságot részesíti előnyben, így egy tagszervezet több pályázatát az Elnökség csak abban az esetben támogatja, ha más támogatásra érdemes pályázat nincs és a pályázati keret még nem merült ki.

5. A pályázaton nyert támogatás összegével való elszámolás rendje

A pályázaton elnyert támogatásnak a pályázatban szereplőtől eltérő célú felhasználása nem lehetséges. Amennyiben a pályázatban szereplő program más jellemzőkkel (pl.: más helyszínen, más időpontban, más résztvevői körrel stb.) valósul meg, előzetesen kérni kell az Elnökségtől a pályázatban szereplő jellemzőktől való eltérés lehetőségét.

Amennyiben a program megvalósítása során változások történtek a pályázatban részletezettekhez képest, az eltéréseket indokolni kell.

A megpályázott összeg felhasználásról szóló pénzügyi elszámolást és beszámolót a lebonyolítást követő 30 munkanapon belül egyszerre kell eljuttatni a Szekció Főtitkárához.

A pénzügyi elszámolással kapcsolatban felmerült kérdések esetében azokat közvetlenül a Kincstárnokkal kell egyeztetni.

A beszámolóban felsorolt, megvalósított feladatoknak igazodniuk kell a pénzügyi elszámolás költségvetési soraihoz. Itt kell szövegesen bemutatni a támogatott program megvalósulásának körülményeit, eredményeit.

A pénzügyi elszámolás célja, hogy a tagszervezet, a pályázatban vállalt feladatok megvalósítása során a felmerült kiadásokat bizonylatokkal alátámassza.

A tagszervezetnek, az adott pályázati kiírásnak és a benyújtott pályázatnak megfelelően, a támogatás teljes összegével, valamint az pályázatban vállalt önrésszel is el kell számolnia. Amennyiben a pénzügyi elszámolás keretében nem tud a teljes támogatási összeggel elszámolni, élhet az önkéntes lemondás lehetőségével.

A pénzügyi elszámoláshoz a számviteli bizonylatok, kifizetést igazoló bizonylatok, valamint a megfelelő felhasználását igazoló egyéb dokumentumok másolatát mellékelni kell, ha az azon feltüntetett bruttó érték meghaladja a 10.000 forint értékhatárt.

Az eredeti számviteli bizonylatokat – abban az esetben is, ha az elszámoláshoz nem kell mellékelni – a tagszervezet köteles záradékkal ellátni, amelyben jeleznie kell, hogy a számviteli bizonylaton szereplő összegből mennyit számolt el a pályázatban szereplő program terhére.

A pénzügyi elszámolás során a számlákról számlaösszesítőt kell készíteni, melyen a fentiek szerinti számlákat kell szerepeltetni.

A pénzügyi elszámolás során, papír alapon kell a Főtitkár felé, a megadott határidőn belül megküldeni az alábbi dokumentumokat:

• a számlaösszesítő eredeti, a tagszervezet elnöke által aláírt példánya,
• a költségeket igazoló, a számlaösszesítőben rögzített, a tagszervezet nevére kiállított, záradékolt számviteli bizonylatok hitelesített másolatai bruttó 10.000 forint összeghatárt meghaladó bizonylatok esetén.

6. A pályázat elbírálásának szempontjai

A pályázatban szereplő rendezvényhez igényelt támogatás elbírálásánál az elnökség figyelembe veszi, hogy

• jelentős létszámú IPA tag várható részvételével valósul meg,
• hagyományos, tervezett és ismert program, vagy hagyományteremtő jelleggel jön létre,
• lehetőséget biztosít külföldi IPA szervezet részvételére,
• az adott szervezet illetékességi területén működő rendőrkapitányságok és az IPA bázisát adó egyéb szervek dolgozóit, illetve vezetőit is mozgósítja,
• lehetőséget teremt a tagtoborzásra,
• a szakmai szervezetek/szervezet támogatásával valósul meg.

A pályázat megfelel a kiírásban szereplő, kötelező tartalmi elemeknek és érvényességi feltételeknek.

7. A pályázattal kapcsolatos egyéb feltételek

Ha a tagszervezet elnyeri a rendezvényhez az MSZ anyagi támogatását, de a program bármilyen okból nem valósul meg, akkor a kapott támogatást vissza kell a szekció számlájára utalni.

A Szekció Elnöksége a pályázatban megjelölt projektek megvalósulását figyelemmel kíséri.

Ha a tagszervezet a pályázat során, az adatlapon nem valós adatokat közöl, a kapott támogatást vissza kell a szekció számlájára utalni és a tagszervezet 3 évre kizárja magát újabb pályázat benyújtásának lehetőségéből.

Ha a tagszervezet a meghatározott határidőre nem küldi meg a MSZ részére a pénzügyi beszámolót és a fényképes híranyagot, kizárja magát a következő év pályázati lehetőségéből.

8. Pályázaton történő részvétel

A Szekció külső pályázaton az Elnökség döntése alapján vehet részt, melyet az Elnökség jóváhagyását követően a Szekció képviseletében az Elnök jegyez.

Pályázatot benyújtani a Szekció működésével kapcsolatos, a Szekció által szervezett programokkal kapcsolatos, vagy Szekció és más résztvevő együttműködésében megvalósuló programmal kapcsolatban lehet.

A benyújtott pályázatokkal kapcsolatban a pályázat kiírásában és a vonatkozó pénzügyi jogszabályokban meghatározottak irányadóak.

VIII. záró rendelkezés

A Szekció Számviteli Politikáját az Elnökség elfogadta. Az elfogadott Számviteli Politika 2017. január 19. napjától alkalmazandó.

Az Elnökségnek minden évben felül kell vizsgálnia a számviteli politikát, hogy az időközben bekövetkezett változások követhetők legyenek.

Kelt: Budapest, 2017. január. 19.

       Lovasi József sk.                                                                               dr. Simon Tamás sk.

                   főtitkár                                                                                                                    elnök